O que muda com o critério da essencialidade
Antes, a Receita Federal aplicava, por meio das Instruções Normativas 247/2002 e 404/2004, um conceito restrito de insumo, próximo ao do IPI. O STJ considerou essa disciplina ilegal, porque comprometia a não cumulatividade do PIS e da COFINS prevista nas Leis 10.637/2002 e 10.833/2003.
Pelo critério fixado, é insumo o bem ou serviço imprescindível ou importante para o desenvolvimento da atividade econômica do contribuinte. O foco deixa de ser o contato físico com o produto e passa a ser a função do gasto dentro do processo produtivo ou da prestação do serviço.
Limites e aplicação prática
A tese não transforma qualquer despesa em crédito. Gastos meramente convenientes ou desvinculados da atividade fim tendem a ficar de fora, e a qualificação de cada item como essencial ou relevante é feita caso a caso, à luz da atividade concreta da empresa.
Na prática, a empresa precisa demonstrar por que cada bem ou serviço é imprescindível ou importante para sua operação. Os tribunais e o próprio fisco examinam essa prova item a item, e as decisões recentes mostram como o critério vem sendo aplicado a diferentes setores.
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